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Perguntas frequentes

publicado  em 28/10/2015 14h33

O que é o Processo Eletrônico? Para que ele serve?

Resposta: Processo Eletrônico é o processo administrativo criado e tramitado de forma eletrônica. Todos os documentos que integram o processo são criados digitalmente ou digitalizados, e a tramitação não exige o uso de papel: tudo é enviado e recebido eletronicamente, através de um sistema que funcione em rede ou através da Internet. Com isso, é possível ter economia de tempo, espaço físico, papel e outros insumos, além de um ganho de agilidade e controle na movimentação de processos, com grande potencial de redução do tempo médio de tramitação dos processos.

 

O que é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI? Para que ele serve?

Resposta: O SEI é um sistema que operacionaliza o Processo Eletrônico. Ele foi criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e já é utilizado por uma série de órgãos do Executivo, Legislativo e Judiciário. Foi desenvolvido em plataforma aberta e cedido gratuitamente para os órgãos, por meio de um convênio com o TRF4.

O sistema permite iniciar processos, criar e editar documentos, tramitar processos para múltiplas unidades e realizar todas as tarefas para a análise e os despachos necessários a todos os processos administrativos. Trata-se de um sistema seguro, que funciona por meio da web, tablets e celulares e está disponível para todos os servidores e colaboradores do MDS.

Além disso, o SEI traz algumas inovações em relação ao processo tradicional em papel. Uma das principais é a possibilidade de enviar processos a mais de uma unidade ao mesmo tempo, quando o processo depender de análise e despachos de diferentes unidades de forma independente entre si.

 

Quem pode autuar processos eletrônicos?

Resposta: Todos os servidores e colaboradores podem participar do curso de capacitação do SEI e autuar processos eletrônicos. Além disso, não existe mais a necessidade de encaminhar um processo para a unidade de Protocolo: no Processo Eletrônico, todas as unidades do MDS podem autuar e tramitar processos.

 

Como os processos tramitam no SEI?

Resposta: Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.

 

Os processos eletrônicos são arquivados após sua conclusão?

Resposta: Não. No SEI, quando um processo atingiu seus objetivos, basta concluí-lo no sistema. O processo fica encerrado, mas sempre disponível para consulta por qualquer usuário. Se necessário, é possível reabrir um processo numa unidade pela qual ele tramitou e adicionar novos documentos e informações.

 

No SEI, como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?

Resposta: O SEI possui uma função de pesquisa livre, que encontra qualquer termo que esteja presente no conteúdo de um processo, e também uma função de pesquisa estruturada, que localiza processos de acordo com parâmetros de busca.

Você também pode acompanhar um processo específico utilizando a função de Acompanhamento Especial, que funciona como um grupo de “favoritos”, facilitando o acesso aos processos incluídos nesse grupo. Qualquer usuário pode incluir qualquer processo no Acompanhamento Especial, desde que o processo não seja restrito ou sigiloso.

Como um documento eletrônico é assinado? Os documentos podem ficar sem assinatura?

Resposta: No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital, conforme regulamentação da Portaria MDS 390, de 30 de setembro de 2015.

Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.

Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra unidade.

 

Os documentos eletrônicos podem receber datas retroativas?

Resposta: Não. O SEI gera a data do documento automaticamente quando ele é criado no sistema. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.

 

No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?

Resposta: Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.

 

Qual a importância de se manter em sigilo a senha do usuário?

Resposta: No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital. Os colaboradores (terceirizados) podem tramitar e autuar processos, mas não assinar documentos. Todas as ações executadas em documentos ou processos no SEI são registradas, por isso, é importante manter a guarda da senha.

A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor – nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!

Dicas de funcionamento do SEI

Como assinar documentos no SEI?

Resposta: Para assinar um documento, o usuário deve selecionar o documento e clicar sobre o ícone da caneta. Em seguida, na tela “Assinatura de documento”, o usuário deve selecionar o “Cargo/Função” que qualificará a sua assinatura, informar a sua senha e teclar <Enter>.

 Dependendo do documento, o usuário poderá escolher diferentes qualificadores de cargo/função para a sua assinatura. Por exemplo, um documento de interesse pessoal poderá ser assinado simplesmente como “Servidor”. Para outro documento, o mesmo usuário poderá selecionar “Fiscal de Contrato”, em um outro, “Chefe de Divisão”, e assim por diante.

 No SEI-MDS, os qualificadores de assinaturas (ou seja, os cargos e funções) são associados à unidade do servidor, e não para o servidor propriamente dito. Assim, caso o qualificador da assinatura do usuário não apareça na lista de cargos/funções disponíveis, basta solicitar à Unidade Gestora do Sistema que o inclua na unidade. Outro caminho é solicitar a inclusão do qualificador da assinatura pelo 2030-XXXX.

 Para mais informações, visite a página do SEI-MDS disponível na internet e consulte o Manual do Usuário, item 8.3 – Assinatura de Documento Interno.

 

Implantação do Piloto na DPI

Quais tipos de processo serão eletrônicos?

Resposta: Inicialmente, na Etapa 1, todos os processos da Diretoria de Projetos Internacionais (DPI), criados a partir de 28/10/2015, serão exclusivamente eletrônicos, sem exceção. Os processos físicos “vivos”, ou seja, aqueles que não foram concluídos, serão convertidos para o formato digital e incluídos no SEI. Após a implantação do SEI na DPI, não haverá mais autuação de processos finalísticos dessa Diretoria em papel.

 

O que acontece com os processos antigos?

Resposta: Todos os processos “vivos” da DPI serão digitalizados e disponibilizados no SEI. A tela da última movimentação no sistema SISPRO será inserida no processo, os autos físicos receberão um termo de encerramento e conversão do processo em eletrônico, e posteriormente serão arquivados conforme a tabela de temporalidade. A partir daí, a tramitação e a juntada de novos documentos se dará exclusivamente pelo SEI.

 

Estou trabalhando num processo físico que ainda não está no SEI e preciso juntar um novo documento nele, ou enviá-lo para outra unidade. O que faço?

Resposta: A movimentação de processos será feita exclusivamente pelo SEI. O SISPRO será desabilitado para inclusão de novos documentos ou tramitações e ficará disponível apenas para consulta.

Para continuar a instrução do processo, é necessário demandar à DPI a digitalização do processo com prioridade e sua inclusão no SEI. Após esse procedimento, será possível dar prosseguimento ao trabalho com o processo eletrônico.

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